19.05.2022

Wissen, was man will – Die Voraussetzung für erfolgreiche Audits

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Wer nicht weiss, was er will, hat es nicht ein­fach im Le­ben. Dies gilt auch für die Au­dits im be­ruf­li­chen Kon­text. Au­dit ist ein viel­fäl­ti­ges und - rich­tig an­ge­wen­det - ein wert­vol­les Werk­zeug. In vie­len Un­ter­neh­men wer­den Au­dits mehr oder we­ni­ger un­frei­wil­lig stan­dard­mäs­sig er­dul­det. We­nig mo­ti­viert, mit be­schränk­ten zeit­li­chen Res­sour­cen wer­den rou­ti­ne­mäs­sig Au­dit­pro­gram­me und Au­dit­plä­ne ab­ge­ar­bei­tet. Sel­ten wird das Vor­ge­hen hin­ter­fragt oder Neu­es aus­pro­biert.

Die­ser Zu­stand kann nur ver­än­dert wer­den, wenn die Füh­rung in ei­nem er­sten Schritt fest­legt, was mit den ver­schie­de­nen Ar­ten von Au­dits kon­kret er­reicht wer­den soll. Es gibt sehr vie­le un­ter­schied­li­che Ziel­set­zun­gen. Je nach Ziel­set­zung än­dern die Au­dit­me­tho­dik, die Ak­teu­re oder die Hilfs­mit­tel. Mit dem Wis­sen von be­schränk­ten Res­sour­cen hat die Füh­rung die Pflicht zur Fo­kus­sie­rung. Das be­deu­tet: We­ni­ger Au­dits, und kla­re Ziel­set­zun­gen für je­des Au­dit.


Im Fol­gen­den wer­den die zwei völ­lig un­ter­schied­li­chen Er­war­tun­gen an Au­dits «Über­prü­fung der Com­pli­an­ce» oder «Ver­bes­se­rung» nä­her be­trach­tet. In den mei­sten in­ter­nen Au­dits wer­den die­se bei­den Ab­sich­ten gleich­zei­tig ver­folgt. Die­ses «so­wohl als auch» ist der wich­tig­ste Grund, wie­so Au­dits die er­hoff­te Wir­kung ver­feh­len.

Mit Audits die Compliance überprüfen

In die­sem klas­si­schen Kon­text sind die Wahr­neh­mung und das Ver­hal­ten der au­di­tier­ten Per­so­nen häu­fig wie folgt:


  • Die Au­di­tier­ten wis­sen nicht ge­nau, wor­um es ei­gent­lich geht und ver­ste­hen den Kon­text des Au­dits nur zum Teil
  • Der Druck be­wirkt Angst – man will kei­ne Feh­ler ma­chen
  • Die Au­di­tier­ten ver­hal­ten sich eher re­ak­tiv. An­statt frei zu er­zäh­len, wol­len sie bloss nichts Fal­sches sa­gen. Sie war­ten ab, was ge­fragt wird. Der Au­di­tor bzw. die Au­di­to­rin soll mir aus der Na­se zie­hen, was er wis­sen will.
  • Die Au­di­tier­ten füh­len sich mit den Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen nicht auf «Au­gen­hö­he», Au­di­to­ren wer­den als Kon­trol­leu­re oder Po­li­zi­sten wahr­ge­nom­men.
  • Au­di­tier­te er­war­ten kei­nen Nut­zen für sich selbst von dem Au­dit.

Audit als Verbesserungsinstrument mit definiertem Themenfokus

In die­sem neue­ren, lei­der we­ni­ger häu­fig an­ge­wen­de­ten An­satz sind die Wahr­neh­mung und das Ver­hal­ten der Au­di­tier­ten deut­lich an­ders:


  • Der Fo­kus und das The­ma des Au­dits sind fest­ge­legt und die Au­di­tier­ten wis­sen, was sie er­war­tet
  • Ge­lei­ste­te Ar­beit und vor­han­de­ne Kom­pe­ten­zen der Au­di­tier­ten wer­den wert­ge­schätzt
  • Der Au­di­tor bzw. die Au­di­to­rin wirkt mensch­lich und fach­lich auf Au­gen­hö­he
  • Of­fe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on, es ent­steht ein an­ge­reg­ter Dia­log oder so­gar der Cha­rak­ter ei­nes Fach­ge­sprächs
  • Per­sön­li­che Lern­ef­fek­te brin­gen Nut­zen für Au­di­tier­te und Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen

Mög­li­che Fra­gen für ei­ne kri­ti­sche Stand­ort­be­stim­mung der in­ter­nen Au­dits im ei­ge­nen Un­ter­neh­men

  • Wer­den die Au­dits an den re­le­van­ten Stel­len (ho­hes Ri­si­ko, gros­ses Ver­bes­se­rungs­po­ten­ti­al, neu und we­nig Er­fah­rung, neue Pro­zes­se/Tech­no­lo­gi­en…) durch­ge­führt?
  • Gibt es spe­zi­fi­sche Au­dit­zie­le?
  • Ist es bei uns mög­lich, the­men­fo­kus­siert (z.B. Kun­den­ori­en­tie­rung, Um­gang mit Feh­lern, Zu­sam­men­ar­beit usw.) zu au­di­tie­ren?
  • Wer­den Pro­zess­eig­ner*in­nen bei der Fest­le­gung der The­men und Au­dit­zie­le ein­ge­bun­den? Kön­nen sie den Au­dit­fo­kus so wäh­len, dass sie von den Au­di­t­er­geb­nis­sen pro­fi­tie­ren?

Fa­zit

Un­ter­neh­men müs­sen Res­sour­cen fo­kus­siert ein­set­zen und sich auf das We­sent­li­che kon­zen­trie­ren. Aus die­sem Grund soll­te sich die Füh­rung auf die Durch­füh­rung von we­ni­gen, aber re­le­van­ten Au­dits kon­zen­trie­ren. Für je­des Au­dit gibt es ei­ne kon­kre­te Ziel­set­zung. Die­se wer­den zu­sam­men mit den re­le­van­ten Stel­len, z.B. mit den Pro­zess­eig­ner*in­nen, ab­ge­spro­chen und auf de­ren Be­dürf­nis­se aus­ge­rich­tet.


Um die­sen An­satz zu le­ben, brau­chen wir aber fach­lich kom­pe­ten­te Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen, die sich eher als Ver­bes­se­rungs­coachs und Mo­ti­va­to­ren bzw. Mo­ti­va­to­rin­nen se­hen. Per­so­nen, die auf ei­ne Check­li­ste an­ge­wie­sen sind um zu au­di­tie­ren, sind hier un­ge­nü­gend qua­li­fi­ziert.

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