Neue Dozentin bei uns:
Die Erolgsautorin Sigrid Hess

Von der Qua­li­täts­ma­na­ge­rin zur Trai­ne­rin, Au­to­rin und Ex­per­tin für Of­fice 365: Sig­rid Hess teilt mit uns Er­fah­run­gen im di­gi­ta­len Bü­ro­all­tag, gibt Tipps zur Fra­ge nach den «rich­ti­gen» Tools und ge­währt uns so­gar ei­nen Blick in ih­ren Kel­ler.

Lie­be Sig­rid, letz­tes Jahr kam Dein neu­stes Buch «Di­gi­tal an­ders Ar­bei­ten» raus. Als Du das ge­schrie­ben hast, war di­gi­ta­les Ar­bei­ten im Bü­ro für die mei­sten Men­schen ver­mut­lich vor al­lem ei­ne Fra­ge von Kon­takt­re­duk­ti­on mit dem Drucker. Tools, die Du vor­stellst wie Slack, Zoom oder Teams wa­ren da noch lan­ge nicht so in un­se­ren All­tag in­te­griert wie heu­te im Ho­me Of­fice. Hat­test Du ei­nen Rie­cher da­für, dass wir al­le schnel­ler mit die­sen di­gi­ta­len Mög­lich­kei­ten ar­bei­ten müs­sen, als wir zu träu­men ge­wagt hät­ten?

Das The­ma des «Pa­pier­lo­sen oder pa­pier­ar­men Bü­ros» ist ja kei­nes­wegs neu. Ein ent­spre­chen­des Se­mi­nar hal­te ich seit et­wa sechs Jah­ren. Doch da­mals wa­ren die ge­nann­ten Tools noch in den Kin­der­schu­hen. Ich hat­te sie als Aus­blick vor­ge­stellt. Im Un­ter­neh­men so ähn­lich kom­mu­ni­zie­ren wie über Face­book – das war schon be­kannt – konn­ten sich die mei­sten mei­ner Teil­neh­men­den beim be­sten Wil­len nicht vor­stel­len. Nun ha­ben wir mit Teams & Co. ge­nau das. Ei­ne sol­che Dis­rup­ti­on, wie die Pan­de­mie uns ge­bracht hat, ha­be ich eben­so we­nig kom­men se­hen wie (fast) al­le an­de­ren Men­schen. Doch hat dies der Di­gi­ta­li­sie­rung ei­nen rie­si­gen Schub ge­ge­ben. Plötz­lich muss­te man Din­ge di­gi­tal er­le­di­gen – oder gar nicht.

Ich dach­te im­mer, ich hät­te mei­ne E-Mails im Griff. Bis die Ho­me Of­fice-Pflicht kam…. Was für Tipps hast Du, da­mit man nicht in der täg­li­chen Mail-Flut er­trinkt?

Am An­fang steht die Be­ob­ach­tung – der Ist-Zu­stand: Was nervt mich und war­um? Sind es vie­le E-Mails, die ich in CC er­hal­te und das nicht se­he, ehe ich sie ge­le­sen ha­be? Dann hilft ei­ne Re­gel oder ei­ne be­ding­te For­ma­tie­rung. Man­chem hilft es auch, E-Mails nach Ab­sen­der oder Stich­wort vor­sor­tie­ren zu las­sen. Ich selbst ar­bei­te mit der Kenn­zeich­nung. So si­gna­li­sie­re ich gleich beim er­sten Le­sen der E-Mail, dass ich in die­ser Sa­che noch et­was un­ter­neh­men muss. Wird im Un­ter­neh­men Teams oder ein ver­gleich­ba­res Tool ein­ge­setzt, soll­te der Weg da­hin ge­hen, dass sich Kol­le­gen kei­ne E-Mails mehr schrei­ben, son­dern den al­ter­na­ti­ven Kom­mu­ni­ka­ti­ons­weg wäh­len.

Fast täg­lich hört man von neu­en di­gi­ta­len Tools, die die Zu­sam­men­ar­beit er­leich­tern sol­len: Di­gi­ta­le Kan­ban-Boards, Tools für No­ti­zen und Mind­maps, Tools zum Aus­tausch von Do­ku­men­ten und vie­les mehr. Auf den er­sten Blick se­hen die Tools al­le ver­lockend aus und es macht Spass, ein biss­chen da­mit zu spie­len. Ir­gend­wann stellt sich dann die Fra­ge, ob man nun von der Free­ware auf ei­ne ko­sten­pflich­ti­ge Li­zenz wech­seln soll. Und wenn, dann müss­ten ja al­le an­de­ren Team­kol­le­gen das glei­che Tool ver­wen­den. Ge­ra­de in KMU, wo die «Tool­frei­heit» viel­leicht et­was grös­ser ist, muss man sich dann ent­schei­den. Was ist bei so ei­ner Ent­schei­dung wich­tig?

Ich be­gin­ne im­mer mit dem glei­chen Drei­schritt: Der Pro­zess – die Schnitt­stel­le – das Werk­zeug. Man be­ach­te die Rei­hen­fol­ge. Bei­spiel No­ti­zen. Je­mand möch­te sei­ne Pa­pier­klad­de los­wer­den und hat von dem sehr gu­ten Tool Good No­tes ge­hört. Flugs auf dem iPad in­stal­liert. Funk­tio­niert her­vor­ra­gend. Doch dann möch­te man – Schnitt­stel­le – die­se No­ti­zen auch auf dem Bü­ro­rech­ner ha­ben. Fehl­an­zei­ge. Denn das Tool gibt es nur für iOS. An­de­res Bei­spiel: Ein Kun­de von mir möch­te bei Ver­triebs­ver­an­stal­tun­gen mit dem Tool Mi­ro ar­bei­ten. Das ist sehr per­for­mant, macht Kan­ban-Boards, Mind­Maps und vie­les mehr. Doch für die In­ter­ak­ti­on brau­chen die Teil­neh­men­den ein Kon­to – via Face­book, Goog­le oder bei Mi­ro selbst. Das hat nicht je­der und nicht je­de darf das auf dem Fir­men­rech­ner an­le­gen. Da­her die­se Leit­fra­gen: Was ge­nau brau­che ich? Wer braucht es noch? Wie in­ter­agie­ren wir? Wenn dar­auf Ant­wor­ten ge­fun­den sind, fällt die Aus­wahl leich­ter.

Al­le wol­len heu­te «le­an» sein: Le­an Pro­duc­tion, Le­an Lea­dership, Le­an Of­fice, viel­leicht kommt ir­gend­wann noch ein Er­näh­rungs­trend «Le­an Lunchti­me» auf? Spass bei­sei­te, bei «le­an» geht es dar­um, Ver­schwen­dung zu re­du­zie­ren. Wo er­lebst Du in Bü­ros die mei­ste Ver­schwen­dung?

Ganz klar in schlecht vor- und nach­brei­te­ten Mee­tings. Wenn man sich oh­ne Agen­da trifft, kei­ne Zeit­fen­ster de­fi­niert sind und man zu­erst ein­mal nach­se­hen muss, wo ei­gent­lich das Pro­to­koll vom letz­ten Mal … Pro­to­koll? Was für ein Pro­to­koll?

Das ist sehr er­mü­dend – und noch viel mehr im vir­tu­el­len For­mat. Da gel­ten um­so mehr die drei k: Kurz, knackig, klar struk­tu­riert. Wenn es dann noch Mög­lich­kei­ten zur (vir­tu­el­len In­ter­ak­ti­on) gibt, ge­lingt das Gan­ze er­fri­schend und ef­fek­tiv.

Und wo ge­schieht aus Dei­ner Sicht im Ho­me Of­fice die mei­ste Ver­schwen­dung?

Da muss ich spe­ku­lie­ren. Ich be­ob­ach­te, dass die rei­ne Ar­beits­ef­fi­zi­enz in den mei­sten Fäl­len steigt. Ver­schwen­dung se­he ich eher am an­de­ren En­de: Das hat mit der Ent­gren­zung von Ar­beit und Frei­zeit zu tun. Zum Bei­spiel die klei­nen Zeit­ver­schwen­dun­gen, wenn der Brief­trä­ger klin­gelt. Na­tür­lich geht man an die Tür – «ach, wenn ich schon mal un­ten bin, kann ich auch gleich die Spül­ma­schi­ne aus­räu­men» - oder so ähn­lich. Da­für ar­bei­tet man dann abends noch zwei, drei Stun­den. Das kla­re Ab­schlie­ßen des Ar­beits­ta­ges ent­fällt so. Am En­de fühlt man sich kaum noch im Fei­er­abend – das kann ei­ne Ver­schwen­dung von En­er­gie und Le­bens­qua­li­tät sein.