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Was ist eigentlich ein Audit und wozu dient es?

Die Welt der Audits

Was ist ei­gent­lich ein Au­dit und wo­zu dient es?

Das Wort «Au­dit» ist vom la­tei­ni­schen Verb «au­dire» ab­ge­lei­tet, was zu Deutsch «hö­ren» oder «zu­hö­ren» be­deu­tet. Es geht bei ei­nem Au­dit al­so um das Zu­hö­ren. Die Per­son, die zu­hört, ist der Au­di­tor bzw. Au­di­to­rin, die Per­son, die er­zählt und Din­ge zeigt, ist die au­di­tier­te Per­son.


Ein Au­dit kann un­ter­schied­li­che Zwecke ha­ben: Ei­ner­seits ist es ein In­stru­ment zur Über­prü­fung, an­de­rer­seits kann es als ei­ne Art Wün­schel­ru­te für Ver­bes­se­run­gen ge­nutzt wer­den.


Über­prüft wer­den kann mit­tels Au­dits, ob Pro­zes­se, Pro­jek­te, Pro­duk­te, Dienst­lei­stun­gen oder Ma­nage­ment­sy­ste­me den gel­ten­den Stan­dards, Richt­li­ni­en, Nor­men oder Ge­set­zen ent­spre­chen.


Ge­fun­den wer­den kön­nen mit­tels Au­dits Chan­cen und Ver­bes­se­rungs­po­ten­zia­le in Pro­zes­sen, an Schnitt­stel­len, in Teams und Ab­tei­lun­gen oder Or­ga­ni­sa­tio­nen.


Als pro­fes­sio­nel­ler Leit­fa­den für Au­dits dient die ISO 19011. Dort ist de­fi­niert, wie pro­fes­sio­nel­le Au­dits ab­lau­fen und wel­che Rah­men­be­din­gun­gen für Au­dits gel­ten.

Au­dit: ein Be­griff für vie­le Ar­ten

Es gibt nicht DAS Au­dit. Je nach Ziel­set­zung exi­stie­ren ver­schie­de­ne Ar­ten von Au­dits. Möch­test Du mehr zu Au­dits wis­sen, musst Du Au­dits in der ei­ge­nen Or­ga­ni­sa­ti­on be­glei­ten oder möch­test Du selbst au­di­tie­ren, dann soll­test Du Dir zu­erst Ge­dan­ken ma­chen, mit wel­cher Art Au­dit Du es zu tun hast.

Externe Audits

Ex­ter­nes Au­dit be­deu­tet: Es kommt je­mand von ex­tern, um in Dei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on zu au­di­tie­ren. Es gibt zwei Mög­lich­kei­ten, wo­her die­ser Je­mand kom­men kann:


  • Von ei­ner Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­le, al­so z.B. vom TÜV, von der SQS oder von an­de­ren Or­ga­ni­sa­tio­nen, die Zer­ti­fi­zie­run­gen durch­füh­ren. In die­sem Fal­le ist Dei­ne Or­ga­ni­sa­ti­on zer­ti­fi­ziert nach ei­ner ISO-Norm wie z.B. ISO 9001 für Qua­li­tät, ISO 13485 für Me­di­zin­tech­nik, ISO 14001 für Um­welt, nach Edu­qua (Bil­dungs­bran­che), nach Sa­na­cert oder Swiss Lea­ding Ho­spi­tals (Ge­sund­heits­we­sen), IATF (Au­to­mo­ti­ve) oder an­de­ren Stan­dards. Ex­ter­ne Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen kom­men zum Über­prü­fen. Sie wer­den sich ein Bild ma­chen, wie gut in Dei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on die Stan­dards, de­nen Ihr Euch ver­pflich­tet habt, ein­ge­hal­ten wer­den. Wenn Du die Funk­ti­on ei­nes Qua­li­täts­ma­na­gers oder ei­ner Qua­li­täts­ma­na­ge­rin in­ne­hast, wirst Du meist die Kon­takt­per­son für den ex­ter­nen Au­di­tor bzw. Au­di­to­rin sein. Mit ihm ver­ein­barst Du Au­dit­ter­mi­ne, sprichst Au­dit­plä­ne ab und Du sorgst dann da­für, dass wäh­rend des Au­dits al­les nach Plan läuft und al­les or­ga­ni­siert ist.
  • Der ex­ter­ne Au­di­tor bzw. Au­di­to­rin kommt von ei­nem Eu­rer B2B-Kun­den. Hier geht es dar­um, dass Dei­ne Kun­den wis­sen wol­len, wie gut es zum Bei­spiel um Eu­re Lie­fer­fä­hig­keit steht. In die­sem Fall spricht man auch von ei­nem Lie­fe­ran­ten­au­dit.

Interne Audits

In­ter­nes Au­dit be­deu­tet: Es kommt je­mand von in­tern, um in Dei­ner Or­ga­ni­sa­ti­on zu au­di­tie­ren. Die­se Au­dits wer­den auch von der Or­ga­ni­sa­ti­on selbst ge­plant und or­ga­ni­siert. Da­für braucht Ihr in Eu­rer Or­ga­ni­sa­ti­on ei­ner­seits Mit­ar­bei­ten­de, die au­di­tie­ren kön­nen. In­ter­ne Au­dits sind häu­fig in­ter­es­san­te Ent­wick­lungs­mög­lich­kei­ten für Mit­ar­bei­ten­de. Je nach­dem, wie gross ei­ne Or­ga­ni­sa­ti­on ist, müs­sen meh­re­re Mit­ar­bei­ten­de als in­ter­ne Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin aus­ge­bil­det sein. Min­de­stens aber müs­sen es zwei Per­so­nen aus ver­schie­de­nen Be­rei­chen sein, da ver­langt wird, dass Au­di­to­ren bzw. Au­di­to­rin­nen neu­tral sind. Das be­deu­tet, man darf nicht sei­nen ei­ge­nen Pro­zess oder sei­ne ei­ge­ne Tä­tig­keit au­di­tie­ren. An­de­rer­seits muss es in der Or­ga­ni­sa­ti­on auch je­man­den ge­ben, der weiss, wie die­se Au­dits ge­plant, or­ga­ni­siert und durch­ge­führt wer­den. Qua­li­täts­ma­na­ger*in­nen über­neh­men die­se Auf­ga­be in der Re­gel.

Auch für in­ter­ne Au­dits gibt es zwei Trei­ber:


  • Wenn Dei­ne Or­ga­ni­sa­ti­on zer­ti­fi­ziert ist, wer­det Ihr mit gros­ser Wahr­schein­lich­keit in­ter­ne Au­dits durch­füh­ren müs­sen. Die mei­sten Nor­men und Stan­dards ver­lan­gen das.
  • Wenn Dei­ne Or­ga­ni­sa­ti­on Po­ten­zia­le zur Ver­bes­se­rung fin­den will, sind in­ter­ne Au­dits da­zu ein hilf­rei­ches Mit­tel. Ein sol­ches Au­dit ist ein gu­tes Hilfs­mit­tel ge­gen in­ter­ne blin­de Flecken. Au­di­tiert bei­spiels­wei­se ei­ne Mit­ar­bei­te­rin aus der Per­so­nal­ab­tei­lung ei­nen Pro­duk­ti­ons­pro­zess, dann wird die­se Au­di­to­rin an­de­re Fra­gen stel­len als je­mand, der sich in der Pro­duk­ti­on be­stens aus­kennt. Sie stellt wo­mög­lich ge­nau die «dum­men» Fra­gen, mit­tels de­rer Selbst­ver­ständ­lich­kei­ten auf den Prüf­stand kom­men. Da­bei kön­nen Lücken, Über­flüs­si­ges oder Un­klar­hei­ten ent­deckt wer­den – al­les wun­der­ba­re An­satz­punk­te für Ver­bes­se­rung von Pro­zes­sen, von Zu­sam­men­ar­beit und letzt­lich von Er­geb­nis­sen der gan­zen Or­ga­ni­sa­ti­on.

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